descripción y finalidad

un registro formal de documentos que es la memoria procesal escrita y común para todos los actores en el proceso

documentos que son colocados ostensiblemente en los estrados del juzgado o publicados en periódicos oficiales para conocimiento de las personas interesadas, que no están representadas y cuyos domicilios se desconocen.

Ver "Avisos Judiciales" en el Diario La Hora de Quito (incluye un "buscador")

que es la expresión escrita de la decisión a que arriban los jueces luego de la consideración de los hechos, la ley y su contexto. Su finalidad es documentar y publicitar una decisión y explicitar sus fundamentos

descripción

publicidad forzada: se obliga a su publicación, o se coloca en un espacio de lectura presumible

difusión: se ofrece a los medios o se coloca en Internet (puede desarrollarse un buscador, o no)

accesible: se entrega por pedido de parte interesada (puede requerirse un interés legitimo, o no)

descripción 

la inclusión de la información sólo esta justificada para la realización de estadísticas, investigación o monitoreo; por lo que –en este caso– el nombre de las partes no será necesario identificarlo (quizás con la excepción del Estado o partes que mantienen múltiples casos). La consecuencia más importante es que la información que sólo se incluye a estos fines puede ampararse en el secreto estadístico. Las normas sobre información estadística suelen incluir cierta obligación para las personas físicas y jurídicas de brindar datos. Como contrapartida se les garantiza cierta confidencialidad, que consiste en que no se publicará ni divulgará ningún dato individual que permita identificar a quien brindó la información. La forma en que se divulgarán los datos, queda limitadas a la técnicas estadísticas tradicionales

la información contenida en la base o el sistema facilita el acceso o el proceso de identificación de documentos o personas necesarios para la gestión

la información que tiene valor documental habilita para la toma racional de decisiones. Si las partes, por ejemplo, pueden informarse sobre una decisión del juez o una notificación por medio de una consulta al sistema de información, ese dato debe tener valor documental. En todos los datos clasificados como documentales debe garantizarse que la información no pueda ser modificada o, en su caso, deberá dejar rastros sobre el contenido anterior, quién los modificó y cuándo

la característica más importante son sus efectos legales y su completitud; en un sistema registral la no existencia de información pertinente tiene valor documental. Los principios que rigen la registración y la actividad de los Registros son: (i) rogación: el Registro no procede de oficio, sino a solicitud de parte interesada, por intervención de autoridad administrativa o mandato de la autoridad judicial; (ii) todo documento inscripto puede dar lugar a oponibilidad; (iii) existe presunción de veracidad de los asientos registrales; (iv) legalidad, el Registro debe examinar y comprobar fehacientemente que los documentos que se pretenden inscribir reúnen los recaudos legales del caso

NORMAS SOBRE PUBLICIDAD Y ACCESO AL EXPEDIENTE
ALGUNOS EJEMPLOS

Argentina

Constitución de la Provincia del Chaco

Artículo 165. Los tribunales de la provincia publicarán periódicamente la nómina de las causa resueltas y de las pendientes de sentencia definitiva.

Constitución de la Provincia de Jujuy

Artículo 151 - Publicidad

1.- Los procedimientos y actuaciones ante los tribunales y organismos del Poder Judicial serán públicos, excepto que ello fuere inconveniente para la investigación de los hechos o afectare las buenas costumbres.

2.- El Superior Tribunal debe difundir periódica y públicamente el estado de la administración de justicia y dar cuenta de esa actividad a los otros poderes por lo menos una vez al año, en especial con referencia a las causas en trámite y pronunciamiento dictados.

Constitución de la Provincia de Mendoza

Artículo 146. Los procedimientos ante todos los tribunales de la Provincia serán públicos, salvo los casos en que la publicidad afecte la moral, la seguridad o el orden social.

Constitución de la Provincia de San Luis

Artículo 217. Publicidad - Los Tribunales de la Provincia deben informar y publicar periódicamente las causas que pasen a estado de sentencia consignando la fecha en que los autos quedan a disposición del tribunal para su resolución. De la misma forma deben hacer conocer las causas que han sido sentenciadas. La ley reglamenta la forma en que se cumplen estas obligaciones.

Constitución de la Provincia de Santiago del Estero

Artículo 179. Características de las actuaciones judiciales - Las actuaciones judiciales serán públicas, con las excepciones que prevean las leyes de procedimiento. Este será preferentemente oral, especialmente en materia criminal. Las leyes proveerán, en los casos que resulte admisible, la instauración de etapas de mediación.

Reglamento de la Justicia Nacional, artículos 63 y 64.

Brasil

Constituição da República Federativa do Brasil

Artigo 93.  Lei complementar, de iniciativa do Supremo Tribunal Federal, disporá sobre o Estatuto da Magistratura, observados os seguintes princípios: ...

IX – todos os julgamentos dos órgãos do Poder Judiciário serão públicos, e fundamentadas todas as decisões, sob pena de nulidade, podendo a lei, se o interesse público o exigir, limitar a presença, em determinados atos, às próprias partes e a seus advogados, ou somente a estes;

Colombia

Estatuto de la Profesión de Abogado (Decreto 196 de 1971) 

Artículo 26. Los expedientes y actuaciones judiciales o administrativas sólo podrán ser examinados:

1. Por los funcionarios públicos en ejercicio de sus atribuciones y por razón de ellas;

2. Por los abogados inscritos, sin perjuicio de  las excepciones  en materia penal;

3. Por las partes;

4. Por las personas designadas en cada proceso o como auxiliares de la justicia  para lo de su cargo;

5. Por los directores y miembros de los consultorios jurídicos en los procesos en que estén autorizados para litigar conforme a este  decreto, y

6. Por los dependientes de los abogados inscritos debidamente acreditados, siempre que sean estudiantes de derecho.

Articulo 27. “Los dependientes  de abogados inscritos sólo podrán examinar los expedientes en que dichos abogados estén admitidos como apoderados, cuando sean  estudiantes que cursen regularmente  estudios de derecho en universidad oficialmente reconocida y hayan sido acreditados como  dependientes, por escrito y bajo la responsabilidad del respectivo abogado, quien deberá acompañar la correspondiente  certificación de la universidad. 

“Los dependientes que no tengan la calidad de estudiantes de derecho, únicamente podrán recibir informaciones en los despachos judiciales o administrativos sobre los negocios que apodere el abogado de quien dependan , pero no tendrán acceso a los expedientes.

Costa Rica

Ley de Notificaciones, Citaciones y otras Comunicaciones Judiciales

Articulo 18. Acceso al expediente y fotocopias - Autorízase a abogados, estudiantes y egresados de Derecho, debidamente identificados, y asistentes de los abogados acreditados en el expediente, para revisarlo y fotocopiarlo. El horario para fotocopiar será el que rige para el funcionamiento de los tribunales de justicia. Al respecto, se prohíbe la imposición de horarios distintos. El fotocopiado de documentos y asientos en el Registro Nacional, deberá realizarse en el horario de esta entidad. Al respecto, se prohíbe imponer otros horarios. Para cumplir con ese servicio, se autoriza al Poder Judicial y al Registro Nacional para contratar, conforme a la Ley de Contratación Administrativa, la concesión de ese servicio. Se dejará sin efecto cualquier disposición, legal o reglamentaria, que otorgue exclusividad, preferencia o monopolio.

Ley Orgánica del Poder Judicial, reformado por el artículo 8º de la Ley de Reorganización Judicial No.7728 de 15 de diciembre de 1997.

Artículo 243. Con excepción de otros supuestos establecidos expresamente por ley, sólo los abogados podrán representar a las partes ante los Tribunales Judiciales de la República. Los universitarios que se identifiquen como estudiantes de una Facultad o Escuela de Derecho, los asistentes de los abogados, debidamente autorizados, y los bachilleres en derecho, podrán concurrir a las oficinas y los despachos judiciales, para solicitar datos y examinar expedientes, documentos y otras piezas, así como para obtener fotocopias. Para esos efectos, los estudiantes y egresados deberán contar con la autorización del profesor o del abogado director del procedimiento. Los bachilleres en derecho deberán demostrar su condición, con documento auténtico emanado de la respectiva Universidad. 

Código Procesal Penal 

Artículo 295. Privacidad de las actuaciones - El procedimiento preparatorio no será público para terceros. Las actuaciones sólo podrán ser examinadas por las partes, directamente o por medio de sus representantes. Los abogados que invoquen un interés legítimo serán informados por el Ministerio Público sobre el hecho que se investigue y sobre los imputados o detenidos que existan, con el fin de que decidan si aceptan participar en el caso. Las partes, los funcionarios que participen de la investigación y las demás personas que, por cualquier motivo, tengan conocimiento de las actuaciones cumplidas, tendrán la obligación de guardar secreto. El incumplimiento de esta obligación será considerado falta grave.

Por Acuerdo del Consejo Superior del Poder Judicial (sesión del 7 de enero de 1999, Artículo XXXIX: "respecto del ejercicio de la profesión de abogado, el interés legítimo se presume por el sólo hecho de serlo, de modo que aunque no se esté apersonando formalmente, tendrá derecho a examinar las actuaciones en determinados casos, como por ejemplo, para efectos de decidir si defiende al imputado, o para establecer la acción civil resarcitoria"

Ley de Justicia Penal Juvenil

Artículo 20. Derecho a la privacidad - Los menores de edad tendrán derecho a que se les respeten su vida privada y la de su familia.  Consecuentemente, se prohíbe divulgar la identidad de un menor de edad sometido a proceso.

Reglas Prácticas para Reducir la Revictimización de las Personas Menores de edad en los Procesos Penales (emitidas por la Corte Plena, sesión del 24 de junio de 2002, artículo XI):

XII. Derecho a la confidencialidad - La autoridad judicial encargada deberá velar porque en las carátulas de los legajos en que aparezcan niños, niñas o adolescentes víctimas, se registren únicamente sus iniciales y nunca su nombre y apellidos completos,  ni el sobrenombre con que se le conozca. Igualmente, los auxiliares judiciales, a la hora de llamarlos a declarar o a cumplir con cualquier diligencia judicial evitaran hacer referencia a la causa o al delito que se investiga.

Ley del Registro y Archivos Judiciales

Artículo 20. Los expedientes y documentos del Archivo tendrán carácter privado. Sólo podrán ser examinados por los abogados, los jefes o secretarios de las oficinas que se indican en el artículo 13, y por las partes interesadas en los procesos o diligencias que los hayan motivado, así como por estudiantes de Derecho y otras personas con fines de investigación, cuando se acredite debidamente ese propósito.

Chile

Código de Procedimiento Civil - Título XVII - De los juicios de nulidad de matrimonio y de divorcio.

Artículo 756. En estos juicios podrá disponerse que el proceso se mantenga reservado, siempre que el tribunal lo estime conveniente.

Código Civil [modificado por la Ley N° 19.585 de Filiación]

Artículo 197. El proceso tendrá carácter de secreto hasta que se dicte sentencia de término, y sólo tendrán acceso a él las partes y sus apoderados judiciales.

Ley sobre Adopción de Menores

Artículo 35. Todas las tramitaciones, tanto judiciales como administrativas y la guarda de documentos a que dé lugar la adopción serán reservadas; salvo que los solicitantes, en su demanda de adopción, hayan manifestado lo contrario. En este caso, en la sentencia se dejará constancia de ello y no será aplicable lo dicho en la parte primera de este inciso. Cuando el procedimiento de adopción se haya tramitado en forma reservada, los funcionarios públicos que violaren esta reserva, serán sancionados con la pena señalada en el artículo 47.

México

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Gubernamental  

Artículo 14.  También se considerará como información reservada: ... iv. Los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de juicio en tanto no hayan causado estado; ... 

Articulo 14.

1. Todas las personas son iguales ante los tribunales y cortes de justicia. Toda persona tendrá derecho a ser oída públicamente y con las debidas garantías por un tribunal competente, independiente e imparcial, establecido por la ley, en la substanciación de cualquier acusación de carácter penal formulada contra ella o para la determinación de sus derechos u obligaciones de carácter civil. La prensa y el público podrán ser excluidos de la totalidad o parte de los juicios por consideraciones de moral, orden público o seguridad nacional en una sociedad democrática, o cuando lo exija el interés de la vida privada de las partes o, en la medida estrictamente necesaria en opinión del tribunal, cuando por circunstancias especiales del asunto la publicidad pudiera perjudicar a los intereses de la justicia; pero toda sentencia en materia penal o contenciosa será pública, excepto en los casos en que el interés de menores de edad exija lo contrario, o en las acusaciones referentes a pleitos matrimoniales o a la tutela de menores.

Artículo 8.  Garantías Judiciales 

.....
2. Toda persona inculpada de delito tiene derecho a que se presuma su inocencia mientras no se establezca legalmente su culpabilidad.  Durante el proceso, toda persona tiene derecho, en plena igualdad, a las siguientes garantías mínimas:

.....
5. El proceso penal debe ser público, salvo en lo que sea necesario para preservar los intereses de la justicia.

Artículo V. Toda persona tiene derecho a la protección de la Ley contra los ataques abusivos a su honra, a su reputación y a su vida privada y familiar.

Artículo XXVI. Se presume que todo acusado es inocente, hasta que se pruebe que es culpable.

Toda persona acusada de delito tiene derecho a ser oída en forma imparcial y pública, a ser juzgada por tribunales anteriormente establecidos de acuerdo con leyes preexistentes y a que no se le imponga penas crueles, infamantes o inusitadas

DEFINICIÓN DE DATOS SENSIBLES 
EJEMPLOS

Argentina

Ley de Protección de Datos Personales

Artículo 2.  ...  Datos sensibles: Datos personales que revelan origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales, afiliación sindical e información referente a la salud o a la vida sexual.

Costa Rica

Ley del Sistema de Estadística Nacional  

Artículo 10.  En todo caso, serán de aportación estrictamente voluntaria y sólo podrán recabarse previo consentimiento de los interesados, los datos susceptibles de revelar las opiniones políticas, las convicciones religiosas o ideológicas, la preferencia sexual y, en general, cuantas circunstancias puedan afectar la intimidad personal.

Chile

Ley sobre Protección de la Vida Privada

Artículo 2 ... g) Datos sensibles, aquellos datos personales que se refieren a las características físicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como los hábitos personales, el origen racial, las ideologías y opiniones políticas, las creencias o convicciones religiosas, los estados de salud físicos o psíquicos y la vida sexual.

Panamá

Ley de Transparencia, Habeas data y Acceso a la Información

Artículo 1.  ... Información confidencial. Todo tipo de información en manos de agentes del Estado o de cualquier institución pública que tenga relevancia con respecto a los datos médicos y psicológicos de las personas, la vida íntima de los particulares, incluyendo sus asuntos familiares, actividades maritales u orientación sexual, su historia penal y policivo, su correspondencia y conversaciones telefónicas o aquellas mantenidas por cualquier otro medio audiovisual o electrónico, así como la información pertinente a los menores de edad. Para efectos de esta Ley, también se considera como confidencial la información contenida en los registros individuales o expedientes de personal o de recursos humanos de los funcionarios.

Paraguay

Ley sobre Información de Carácter Privado

Artículo 4º. Se prohíbe dar a publicidad o difundir datos sensibles de personas que sean explícitamente individualizadas o individualizables.

Se consideran datos sensibles los referentes a pertenencias raciales o étnicas, preferencias políticas, estado individual de salud, convicciones religiosas, filosóficas o morales; intimidad sexual y, en general, los que fomenten prejuicios y discriminaciones, o afecten la dignidad, la privacidad, la intimidad doméstica y la imagen privada de personas o familias.